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Projekt Management Es scheint, als hätte jedes Unternehmen seine eigene Art, Dinge zu tun. Stellen Sie ebenfalls geringe Prozesseffizienz, langsame Produktionen und fast keine Kapitalrendite in Ihrem Unternehmen fest? Dann ist es an der Zeit erprobte Projektmanagementprozesse und -phasen in Ihrer Abteilung zu implementieren, um eine höhere Leistung für die Arbeitseffizienz zu erzielen. Zunächst ist es wichtig das Konzept des Projektmanagementprozesses und dessen praktische Implementation in Betracht zu ziehen, was wirklich schwierig ist je Unternehmenskultur - Das scheint ein wenig entmutigend zu sein, aber folgende Inhalt bietet Ihnen alles, was Sie benötigen, um wirklich gute Projektmanagementprozesse und -phasen in Ihrem Unternehmen einzurichten und zu implementieren. Excel Vorlagen können dir für dein Projekt helfen. Phasen Projektmanagement Egal ob große oder kleine Projekte, jedes beinhaltet verschiedene und viele bewegliche Puzzlestücke. Es muss immer viel koordiniert und kontrolliert werden, um von Punkt A nach Punkt B zu gelangen, um den Erfolg eines Projekts zu erzwingen. Aus diesem Grund werden Projekte in kleinere Teilaufträge unterteilt, die auch als Projektphasen bezeichnet werden. In Projektphasen können Sie Ihr großes Projekt so organisieren, dass Sie Transparenz schaffen und die Fortschritte verfolgen können. Vorlagen können dir diesbezüglich ebenfalls behilflich sein. Teilweise haben wir auch Templates im Excel kostenlos. Der Prozess des Projektmanagements umfasst fünf Hauptphasen: Initiieren Planen Ausführen Testen / Steuern Abschließen  In all diesen Projektphasen müssen die Informationen kontinuierlich überwacht und protokolliert werden. Hierfür sind Projektmanagement Tools erforderlich. Ohne Projektmanagement-Tools (Excel) haben Sie keine Möglichkeit verlässliche Daten zu erhalten, um den Fortschritt zu verfolgen und alle Fristen einzuhalten. Die fünf Hauptphasen eines Projekts legen den Lebenszyklus von Projekten fest, den Sie in unserem Online Seminar Projektmanagement erfahren können. Das Projektmanagement Webinar ist sehr gut geeignet für unerfahrene Personen, welche noch nie in der Projektwelt Erfahrungen erwerben konnten oder auch Leute, welche Ihre Projekt Management Fähigkeiten erfrischen wollen. Der Projektmanagement Kurs ist sehr zielgerichtet und fasst die wesentlichsten Punkte zusammen. Zusammenfassung der 5 Phasen des Projektmanagements 1. Initiierung In dieser Phase beginnen die Projekte. Der Value Add (also Wertschöpfung) des Projekts, sowie seine Umsetzbarkeit wird hier bestimmt. Bevor das Projekt genehmigt oder abgelehnt wird, müssen Sie folgende Dokumente vorbereiten, um die Vorprojektstudie (also Analyse) an Stakeholder zu verkaufen: Business Case: Begründen Sie die Notwendigkeit des Projekts, einschließlich mit einer gründlichen Analyse sowie dem ROI (Return on Investment also Wirtschaftlichkeitsberechnung). Demonstrieren Sie die Ursachen und deren Probleme. Zeigen Sie, welche Folgen diese Probleme für die betroffenen Mitarbeiter hervorrufen. Umsetzbarkeitsstudie: Sie müssen bewerten, welche Ziele das Projekt verfolgt, wie lange es dauert bis es abgeschlossen ist und wie viel der gesamte Aufwand kosten wird. Sie müssen angeben, welche Ressourcen für die Durchführung des Projekts erforderlich sind und ob es finanziell sinnvoll ist, die Verbesserung umzusetzen. Das wichtigste dabei ist, dass Sie den qualitativen und quantitativen Nutzen aufzeigen. Zum Beispiel: Durch die Umsetzung des Projektes, können wir zukünftig 5 Vollzeitstellen einsparen, da die Prozesseffizienz deutlich gesteigert wird. Projektantrag/-auftrag: Diese oben erwähnten Dokumente können alles in den Projektantrag packen, so dass sie alle relevanten Daten in einer zusammengefassten Form beisammen haben und der Auftraggeberschaft zur Unterschrift vorlegen können. 2. Planung Nachdem die Genehmigung für die Realisierung Ihres Projekts vorliegt, müssen Sie ein Projektteam zusammenstellen und mit der Umsetzungsplanung beginnen, damit die Projektziele innerhalb des Budgets und des Zeitrahmens erreicht werden können. Folglich sehen Sie einen Projektplan  Nebst dem Projektplan (Kalender), welches die Ressourcenplanung (Jahreskalender) zeigt, müssen ebenso im Grobkonzept oder Projektantrag Details zu der Finanzierung stehen und die zu beschaffenden Materialien oder Softwares erwähnt werden. Die Rahmenbedingungen werden vom Projektleiter definiert, welches folgende Punkte beinhalten können: Projektantrag: Es wird eine schriftliche Erklärung zum Projektantrag oder Projektauftrag geben, in der die Notwendigkeit des Projekts sowie die Ergebnisse und Ziele des Projekts bekräftigt werden. Die Out-of-Scope (also alles was in diesem Projekt abgegrenzt und somit nicht umgesetzt wird) sind ebenfalls enthalten. Auftragsteilung: Hier teilen Sie die größeren Ergebnisse in kleinere auf, um sie besser verwalten zu können. Aufgaben Pendenzenliste: Ermitteln Sie, welche Aufgaben zur Erstellung der zu erbringenden Leistungen tatsächlich erforderlich sind und prüfen Sie, welche Aufgaben Abhängigkeiten zueinander haben und zusammen erarbeitet werden sollten. To do Liste Zeitplan Projektplan: Bestimmen Sie die Dauer der Aufgaben und legen Sie Termine für deren Abschluss fest. In Projekten geht es immer um die Meilensteine, an denen die definierten Lieferobjekte von den Projektmitarbeiter geliefert werden müssen. Koste (Haushaltsbuch): Schätzen Sie die projektübergreifenden Kosten und definieren Sie eine Budget Kontrolle. Qualität: Stellen Sie sicher, dass die Qualitätsziele während des gesamten Projekts erreicht werden. Organisation: Notieren Sie, wie das Projekt organisiert wird und erstellen Sie zur Übersicht ein Projekt-Organigramm. Mitarbeiter (Urlaubsplaner): Legen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten des Projektteams fest. Kommunikation: Legen Sie fest, wie und mit welcher Häufigkeit Informationen an wen verteilt werden. Risikomanagement: Bestimmen Sie, welche Hauptrisiken wahrscheinlich sind und wie diese sich auf das Projekt auswirken können. Planen Sie anschließend, wie Sie die Risiken minimieren können. Beschaffung: Entscheiden Sie welche Arbeiten, Softwares oder Materialien organisiert werden müssen. Vergewissern Sie sich, dass Sie ebenfalls Kopien von Verträgen bei sich ablegen, um bei Informationsbedarf schnell reagieren zu können. 3. Ausführung / Implementierung Nach der Planung ist es Zeit mit dem Projekt zu beginnen. Nun gilt es den Plan auszuführen. Befolgen Sie den von Ihnen erstellten Plan, weisen Sie die Aufgaben den Teammitgliedern zu und überwachen Sie deren Fortschritt mit Ihren Projektmanagement Tools, wie einem Excel Projektplan, einer To do Liste, einem meilensteinplan/ Meilensteinplan], einem Risikomanagement-Tool, Nutzwertanalyse, Projekt Controlling Tool usw. 4. Testen / Steuern Stellen Sie sicher, dass der Projektplan jedes Mal aktualisiert wird. Alle Aspekte des Projekts müssen überwacht und bei Bedarf angepasst werden. Befolgen Sie diese Prozesse: Statusbericht Projektstatus: Dokumentieren Sie alle Fortschritte in einem Statusreport. Den Statusreport können Sie beispielsweise monatlich an die Geschäftsleitung oder anderen Stakeholdern senden. Überwachung: Überwachen Sie den Bereich und alle Änderungen. Qualität: Messen Sie die Qualität der Ergebnisse Ihres Projektteams und stellen Sie sicher, dass die geplante Qualität eingehalten wird. Wenn nicht, leiten Sie Massnahmen ein, wie Sie die Qualität verbessern können. Unterstützen Sie Ihr Projektteam! Zeitplan: Behalten Sie Verzögerungen oder Blockierungen im Auge, die sich auf die Zeitachse des Projekts auswirken und passen Sie sie an, um auf dem richtigen Weg zu bleiben. Projekt Controlling (Kosten): Überwachen Sie die Kosten und kontrollieren Sie die Kostenänderungen. Risikomatrix: Beachten Sie, dass Änderungen im gesamten Projekt Risiken bergen und entsprechend Auswirkungen auf Ihr Projekt haben können. Schulung: Bereiten Sie Unterrichtsdokumente und Betriebsanleitungen für die Schulung der Mitarbeiter vor. Den nach dem Projekt werden möglicherweise, die Prozesse anders sein. Nebst dem können ebenso neue Applikationen oder Softwares im Einsatz stehen, worüber die Mitarbeiter noch kein Knowhow verfügen. 5. Projektabschluss Das Projekt ist nicht gleich abgeschlossen, wenn die Projektziele erreicht wurden. Dies beinhaltet eine andere Reihe von Prozessen: • Umfang: Stellen Sie sicher, dass die Projektergebnisse wie geplant abgeschlossen wurden. • Verwaltung: Schließen Sie alle offenen Verträge und offenen Pendenzen (OP Liste) ab, archivieren Sie die Unterlagen. Projektabschlussbericht: Erstellen Sie einen Projektabschlussbericht für alle Projektmitglieder und Stakeholder. (Gratis Vorlage Projektabschlussbericht) Weitere Word Vorlagen und PowerPoint Vorlagen sind ebenfalls zu finden.